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关于印发《湘西州普通中小学和幼儿园学生资助档案管理办法(试行)》的通知
[来源:本站 | 作者:原创 | 日期:2018年1月10日 | 浏览509 次] 字体:[ ]

州教体发〔201712

湘西自治州教育和体育局

关于印发《湘西州普通中小学和幼儿园学生资助档案管理办法(试行)》的通知

 

各县市教育和体育局、湘西经开区文教卫体局,州直各学校:

为进一步规范我州学生资助管理工作,加强学生资助档案管理,确保各项学生资助政策落到实处,根据上级有关要求,结合我州实际,特制定《湘西州普通中小学和幼儿园学生资助档案管理办法(试行)》。现印发给你们,请遵照执行。

 

 

 

湘西自治州教育和体育局 

20171215 

 

 

 

 

湘西州普通中小学和幼儿园学生资助

档案管理办法(试行)

 

第一条  为进一步规范全州普通中小学和幼儿园(以下简称“学校”)学生资助档案管理,促进档案工作科学化、标准化、规范化建设,充分发挥档案在学生资助管理工作中的重要作用,提高学生资助管理水平,有效防范风险,特制定《湘西州普通中小学和幼儿园学生资助档案管理办法(试行)》(以下简称“办法”)。

第二条 学生资助档案是对中小学、幼儿园学生资助过程中形成的有保存利用价值的各种载体、介质的原始资料和历史记录的总称,包括家庭困难学生情况调查表、资助金申请表、公示材料、资助经费往来收支的相关凭证等。      

第三条 各学校要高度重视学生资助档案建设。学生资助档案管理实行学校法人负责制,校(园)长是第一责任人,对学校资助档案管理负主要责任,学生资助纸质档案必须有专室专人专柜管理,电子档案有专用电脑储存。

第四条  学生资助档案的整理原则:遵循资助档案的形成规律,保持资助档案相互之间的有机联系,便于保管和利用。

第五条  学生资助档案整理方式:以项目为档案管理的整体,以受助学生为单位,遵循学生资助工作的操作流程,按学期分班级有序整理。

第六条  国家资助档案按学段分为幼儿园学生资助档案、义务教育学校学生资助档案、普通高中学校学生资助档案三类,建立目录如下:

 1.国家、省、州、县(市)相关学生资助政策、文件通知及有关材料;

 2.学校成立学生资助工作机构、制定的资助方案和实施细则、评审办法管理制度等材料;

 3.学校有关学生资助年度工作计划、总结和资助工作会议纪要;

 4.学生资助相关表格:

1)申请家庭经济困难学生资助汇总花名册;

2)家庭经济困难学生资助金申请表,附:家庭经济困难证明(建档立卡、低保、孤儿、残疾等证件复印件或证明),身份证明(户口页和身份证复印件),受领资助费的银行账户复印件等;

3)资助金评审过程材料(包括评审标准、评审小组签字等),扶贫办、民政局、残联等部门认定盖章汇总表原件;

4)家庭经济困难学生资助金受助学生汇总名册;

5)资助公示表、公示照片及公示报告(附公告栏全景和近景公示照片各一张);

6)资助发放表(学生资助卡领取签收表或资助费签领表)。

7)代发银行打卡发放回盘数据(银行须逐页盖章,学校须同时保存电子档)和银行打卡对账单;

8)资助发放仪式现场图片资料。

第七条  学校内部资助和社会资助学生档案按如下目录建立:

1.校内外资助的细则、倡议书、方案等材料;

2.同本规定第六条第4款之8项内容;

3.建立学校内部资助、社会资助台账明细(附件1)(主要统计学校从事业经费中提取收益用于资助或减免学生经费,和利用社会资助情况)

第八条  资助档案整理流程分为五个环节:

1)收集材料;(2)分类装订;(3)编制页码;(4)编制册内文件目录;(5)制作封面、档案盒脊背。

第九条  资助档案采用长宽为 31×22cm 的无酸纸档案盒统一保存。档案盒要统一封面设计,在正面和脊面注明该盒档案文件名称,包括学校、年份、学期、项目、册号等(如××学校××年××学期××项目材料共×册第×册)。

第十条  学校应重视学生资助管理过程其他资料收集,如:贫困学生走访资料、贫困学生心理疏导资料、学生及家长感谢信、受助学生异动后替补变化、媒体报道、受助学生跟踪调查反馈、感恩教育材料等。

第十一条  根据档案局有关档案的管理要求,学校要积极做好照片档案的推广工作,所有资助档案要扫描或拍照,形成电子档案,电子档案永久保存,保存形式为光盘或移动硬盘,纸质档案保管年限为六年。资助部门应对已到期的学生资助纸质档案进行鉴定。鉴定工作应由资助部门相关负责人、业务人员和档案管理人员,以及教育行政部门有关人员组成鉴定小组负责鉴定并提出处理意见。鉴定中如发现保管期限划分过短,有必要继续保存的,应当重新确定保管期限。资助部门对经过鉴定可以销毁的档案,编制销毁清册,填写好销毁记录并签字,销毁记录永久保存,报同级教育行政部门备案,经学生资助部门分管领导批准后销毁。未经鉴定和批准,不得销毁任何档案。

第十一条  学生资助档案的提供和利用,必须严格遵守保密制度。学生资助档案不对外开放。学校依法为教育、财政、审计、纪检和监察等部门提供档案信息查询服务。外单位、学生和学生家长要求查阅资助档案的,须经学校批准,并办理登记手续。查阅者不得丢失、损毁、涂改学生资助档案。

第十二条 本办法由湘西州学生资助管理中心负责解释。

第十三条 本办法自颁发之日起执行。

 

 

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